Flex-office : Sans bureaux fixes désespérés ou collaborateurs libérés ?

Après une enquête sur les piliers de l’expérience de travail, JLL, spécialiste en immobilier d’entreprise, explore, dans une nouvelle étude, le flex-office. Que faut-il penser de ce nouvel aménagement des espaces de travail ? Tendance de fond ou feu de paille ? Et, concrètement, est-ce que ça marche ? Découvrez une synthèse de cette passionnante recherche menée auprès de 14 entreprises, ainsi que notre interview de son auteure, Flore Pradère

Le flex-office, c’est quoi exactement ?

• Un environnement de travail «activity based», organisé en fonction des activités de la journée
• La mutualisation des postes de travail, se traduisant par un plus petit nombre de postes que de collaborateurs
• Le déploiement d’un grand choix d’espaces collectifs et alternatifs : espaces de concentration, de brainstorming, de convivialité…
• De nouveaux principes de fonctionnement : pas de place attitrée, clean-desk (je libère mon poste quand je m’absente), logiques de territoire et de brassage.

Cette redistribution de l’espace à la faveur du collectif implique une évolution des mentalités, des pratiques et des outils.

Pourquoi le flex-office suscite-t-il aujourd’hui un intérêt croissant dans les entreprise ?

Derrière tout projet flex réside une imbrication d’enjeux organisationnels, autour de l’attraction et de la rétention des talents, de l’adoption de modes de travail plus transversaux et digitaux, et d’une refonte de l’espace au service de l’agilité et la performance. Avec, une constante : l’aventure flex est avant tout un projet d’entreprise, perçu comme un coup d’accélérateur, voire une rupture, face à l’héritage organisationnel – souvent trop figé, siloté, fossilisé. Le flex s’inscrit dans une volonté de repenser le rapport au travail et à l’employeur, au bénéfice de davantage de choix, de fluidité, de brassage, de convivialité… et, in fine, de fierté d’appartenance.

Quid de l’optimisation de l’espace ?

Notre étude montre qu’une entreprise sur deux ne réduit pas son empreinte au sol avec le flex. La moitié des entreprises interrogées a pris le parti de réinjecter les mètres carrés d’espaces individuels gagnés au profit des espaces collectifs ; l’autre moitié a réalisé une économie moyenne de 25% de ses surfaces. En moyenne, on compte trois fois plus d’espaces collaboratifs en flex-office. Ils ont aussi changé de nature, puisque les espaces de réunion classiques se sont enrichis de nouveaux lieux plus agiles, hybrides et informels, permettant des usages plus variés : alcôves, espaces projet, workafés, bibliothèques, agoras, espaces de brainstorming, etc.

Le passage en flex-office s’accompagne quasi systématiquement de télétravail…

Oui, tout à fait. Le home-office est vu comme un complément à la palette des possibilités offertes par l’entreprise passée en flex. Il bénéficie d’un accueil très favorable auprès des salariés, qui le pratiquent généralement 1 jour par semaine, jusqu’à 2 jours parfois. L’écueil reste que le télétravail est parfois perçu comme une mesure compensatoire.

77% des entreprises ont eu recours à un pilote avant de passer en flex. A quoi sert-il ?

Face à cet équilibre si délicat à trouver – entre rationalisation et investissement pour l’avenir, entre héritage culturel et refonte des modes de réalisation du travail, le recours aux pilotes pour tester et affiner le concept se généralise. Les entreprises sondées témoignent d’une forte volonté de rassurer leurs collaborateurs en leur proposant d’expérimenter le concept avant emploi. Une occasion pour elles de se rendre compte, à échelle réduite, des ajustements nécessaires pour optimiser le projet avant un déploiement plus large. On constate aussi un vrai phénomène ...

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