Télétravail : les outils qui aident

Le télétravail est une tendance du marché de l’emploi qui transforme l’idée selon laquelle une personne doit sortir de son domicile et se déplacer physiquement quelque part pour travailler. Dans la société actuelle, le travail peut être réalisé depuis n’importe quel endroit grâce à un simple ordinateur connecté à internet.

Le concept du télétravail

Tout au long de l’histoire, le télétravail a souffert de différentes transformations en parallèle avec les modes de production et les nouvelles technologies. Avec le temps, le concept du travail s’est diversifié.Le télétravail est une de ces diversifications. Par définition, le télétravail est l’activité professionnelle exercée à distance grâce à l’utilisation de la télématique répondant à trois conditions :

• Le lieu de travail doit être localisé dans un endroit différent du siège de l’entreprise comme le domicile de l’employé ou un autre lieu de son choix,
• La seconde condition est l’usage des TICs (Technologies de l’informations et de la communication). Cette caractéristique restreint plus la définition de télétravail en indiquant clairement que le travail manuel ne peut être considéré comme du télétravail bien qu’il puisse être réalisé à domicile.
• La réalisation du travail à distance doit être un élément essentiel de la vie professionnelle et non une activité ponctuelle.

Ce nouveau mode de travail dispose de nombreux avantages qui sont à l’origine de son succès notamment :

• Autonomie de l’employé
• Économie en termes de déplacement
• Amélioration de la perception de l’entreprise par le travailleur
• Augmentation de la productivité
• Réduction des coûts d’infrastructure
• Meilleure intégration des personnes à mobilité réduite
• Appétence de talents

En France, on estime que le pourcentage de télétravailleurs varie entre 8 et 17.7%, le taux moyen en Europe étant d’environ 20-30%. Pour combler cette différence, les pouvoirs publics soutiennent le développement de cette nouvelle forme de travail. Les collectivités soutiennent de plus en plus les actions en faveur du télétravail dans leurs territoires comme les aides aux entreprises, l'accompagnement logistique ou encore le financement des différents acteurs.Ce soutien est motivé par les nombreux avantages du télétravail sur la société et son fonctionnement : fluidification des transports, réduction des émissions de gaz à effet de serre, attractivité du pays, amélioration de la qualité de vie au travail des salariés, compétitivité, innovation...

Les outils nécessaires au télétravail

Les solutions et outils technologiques pour le télétravail varient en fonction des situations, du type d’entreprise, du profil de l’employé… Les réponses à chaque besoin se trouvent facilement sur le marché au travers des différents outils technologiques.L’identification des besoins de l’organisation pour le télétravail peut se faire grâce aux réponses aux questions suivantes :

• Quelles seront les tâches réalisées par le télétravailleur ?
• Quels systèmes de l’organisation seront nécessaires à l'employeur ?
• Comment pourront-être faites les interactions avec l’équipe de travail ?
• Quels systèmes externes pourront venir en aide au télétravailleur ?
• Comment l’employé pourra-t-il accéder à ces systèmes à distance ?
• Comment donner à l’employé une communication adéquate et sûre pour accéder aux systèmes ?
• Quel est le niveau de sécurité requis pour chacun de ces systèmes lors d’une connexion à distance ?
• Comment répondre aux niveaux de sécurité des informations requis dans la politique de l’organisation ?
• Depuis quel endroit et quel dispositif le télétravailleur accédera-t-il au système ?
• Comment le contact sera-t-il maintenu avec le travailleur ?
• …

Les outils finaux dépendent donc des caractéristiques propres à l’entreprise et aux télétravailleurs mais les catégories seront les mêmes pour tous :Système de téléphonieTéléphonie VOIPCommunications unifiéesStandard téléphoniqueSystème de vidéoconférenceAudioVidéoVirtualisation des bureauxMobilitéDisponibilité de l’informationSécuritéAccès aux bases de données et systèmes d’informationsRéseaux VPNNavigateurs internetCloudSystème de télé-transparenceHDPrésence virtuelleLogiciel de collaborationSuiviTravail collaboratifCourrier électronique corporatifCommunication bi-directionnelleSécuritéTchat corporatif

Conseils pratiques pour la réussite dans le télétravail

Bien que le télétravail soit un mode de travail qui apporte de nombreux avantages à toutes les parties, il est important de prendre en compte différents facteurs pour optimiser cette expérience. Voici donc quelques conseils pour les télétravailleurs :

• Etablissez-vous un horaire et des objectifs :

Travailler depuis chez soi peut être une arme à double tranchant. Vous aurez constamment des éléments de distraction à votre portée et ne vous trouvant pas avec vos collègues, vous pourrez facilement perdre vos objectifs de vue. C’est pour cette raison qu’il est important de respecter une certaine routine professionnelle. Il est aussi important d’avoir conscience qu’il y a un certain but à atteindre, une raison pour laquelle vous devez travailler.

• Organisez votre espace de travail à domicile

Comme dans des bureaux, vous aurez besoin d’un espace adéquat pour travailler. Il est important d’établir un endroit fixe disposant de tout le matériel nécessaire à la réalisation de vos tâches : une chaise, un bureau fonctionnel, une bonne connexion internet, un ordinateur, une ligne téléphonique…

• Faites savoir à vos proches que vous travaillez

Si vous vivez avec d’autres personnes, vous devrez établir des règles. Vos proches doivent comprendre que bien que vous soyez physiquement présent chez vous, vous n’y êtes pas pour le loisir mais bien pour le travail. Il est nécessaire de communiquer vos horaires de travail afin que personne ne vous importune.

• Sortez de chez vous

Si vous travaillez, déjeunez, prenez votre café… chez vous, vous aurez aussi besoin de prendre des pauses et de sortir. Le mode de vie du télétravail implique de nombreuses heures passées à son domicile et il est très important de s’aérer en sortant de son environnement pour le bien de sa santé physique et mentale.

• Changez de lieu de travail pour éviter la solitude

Il n’est pas toujours obligatoire de travailler seul depuis son domicile. La flexibilité du télétravail vous permettra de varier les endroits afin de ne pas sombrer de la solitude.

• Exercez votre concentration

A votre domicile, il est facile de vous défaire des éléments de distraction que vous aviez au bureau comme vos collègues, les sonneries de téléphones, les nombreuses réunions… Mais il ne faut pas remplacer ces éléments par d’autres distractions comme votre sofa, votre chat ou encore vos séries Netflix…

• Maintenez votre espace bien rangé

Si votre environnement de travail est votre domicile, vous aurez besoin de toute la sérénité d’un bureau. De ce fait, il est nécessaire de maintenir votre maison propre et en ordre. Perdre du temps dans le rangement de votre bureau peut être la source d’une perte de concentration.

• Apprenez à terminer votre journée

Un des grands défis du travail à domicile est de savoir à quelle heure terminer sa journée de travail. A domicile, vous pourrez très vite vous retrouver à faire des heures sup’ sans vous en rendre compte. Lorsque les travailleurs se sentent productifs, l'adrénaline les pousse à continuer leur travail en dépit de l’heure qui passe. Il est nécessaire de se déconnecter et de respecter ses horaires de travail. Cet élément est aussi important que la ponctualité pour commencer sa journée.Il est important de se rendre compte de l’impact qu’ont les nouvelles technologies sur tous les aspects de nos vies. Désormais, travailler efficacement à domicile, dans un café ou même dans un parc est possible tout en restant connecté à ses responsables et subordonnés.Les nouveaux outils technologiques facilitent davantage les alternatives au travail sédentaire en bureau. En 2018, la tendance du télétravail laisse peu à peu la place au SmartWorking : les entreprises sont de plus en plus capables de créer un écosystème permettant aux professionnels de décider en fonction de leurs postes, où réaliser leurs différentes tâches

Article écrit par Amélie Latourelle Responsable du Marketing et de la Communication de l’entreprise Fonvirtual.com, entreprise spécialisée dans la commercialisation de standards téléphoniques virtuels, numéros virtuels internationaux, téléphonie IP, et de télécommunications d’entreprise.